Outlook-Serienmail mit personalisiertem Link aus Word 2016

Hallo Zusammen,

innerhalb meiner Tätigkeit bin ich über folgendes Problem gestolpert: ich wollte in einer Serienmail, welche in Word 2016 als HTML-Dokument erzeugt habe und über Outlook 2016 versenden möchte, einen personalisierten Link erzeugen. Grundsätzlich ging es bei mir darum, einen „Newsletter-Abmeldungs-Link“ zu bauen in welchem die E-Mail-Adresse des Empfängers mit übergeben werden soll. Schnell bin ich an meine Grenzen mit Word gestoßen. Wie das Problem jedoch noch immer komfortabel gelöst werden kann, zeige ich euch hier:

1. Erstelle Deine gewünschte Serien-Brief-Vorlage in einem neuen oder bestehenden Word-Dokument
2. Wechsel in Word auf den Reiter „Sendungen“. Dort wählst Du  „Seriendruck starten“ -> „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“
3. Auf der rechten Seite in Word öffnet sich nun ein Wizard. Darin können wir definieren, um was für einen Dokumenten-Typ es sich handelt. Wir wählen „E-Mail-Nachrichten“ und klicken unten auf „Weiter: Dokument wird gestartet“
4. Im nächsten Schritt wählen wir aus, dass wir das „Aktuelle Dokument verwenden“ möchten und klicken unten auf „Weiter: Empfänger wählen“
5. Nun müssen wir die Datenquelle für den Serienbrief auswählen. Also an wen soll das Dokument gehen? Und wo liegen die personalisierten Links. Dazu eignet sich am Besten eine Excel-Tabelle. Also starten wir Excel und erstellen eine Dummy-Tabelle um die Funktionalität zu testen. Dazu habe ich drei Testempfänger angelegt:
   
6. Innerhalb von Word wählen wir nun auf der rechten Seite „Vorhandene Liste auswählen“ und klicken auf „Durchsuchen“. Dort selektieren wir unsere eben erzeugte Excel-Tabelle (alles mit „OK“ bestätigen) und klicken rechts unten auf „Weiter: Schreiben Sie Ihr E-Mail“.
7. Nun kannst Du über „Grußzeile“ eine individuelle E-Mail-Ansprache erzeugen. Gleichzeitig möchten wir nun für jeden Empfänger einen Hyperlink mit dem in Excel hinterlegten Link erzeugen. Dazu gehen wir im Word Dokumente mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Link erzeugt werden soll. Nun wechseln wir auf den Reiter „Einfügen“ -> „Schnellbausteine“ -> „Feld“ und wählen in der Liste „Hyperlink“ aus und klicken auf „OK“.
   
8. Nun erscheint an der Stelle an der wir den Hyperlink einfügen die Meldung: „Fehler! Linkreferenz ungültig.“ – diesen Fehler ignorieren wir zunächst.
9. Drücke nun die Taste „Alt“ und „F9“ auf Deiner Tastatur gleichzeitig – damit aktivieren wir die „Feld-Code-Anzeige“ von Word. Die Fehlermeldung wird verschwinden und durch
   { HYPERLINK \* MERGEFORMAT }
   ersetzt.
10. Setze nun Deinen Cursor direkt hinter das Wort HYPERLINK und füge dort ein Leerzeichen ein. Anschließend wechseln wir auf den Reiter „Einfügen“ -> „Schnellbausteine“ -> „Feld“ und wählen in der Liste „MergeField“ aus. Bei „Feldname“ geben wir nun den Excel-Spalten-Namen ein, in welchem der personalisierte Link steht. In meinem Beispiel heißt die Spalte: „Link“. Anschließend klickst Du auf „OK“.
    
11. Anschließend sollte das HYPERLINK Feld wie folgt aussehen:
    { HYPERLINK { MERGEFIELD Link \* MERGEFORMAT } \* MERGEFORMAT }
12. Drücke nun erneut „ALT“ und „F9“ gleichzeitig um die Feld-Code-Anzeige zu deaktivieren. Nun erscheint wieder die Fehlermeldung „Fehler! Linkreferenz ungültig.„
13. Klicke nun hinter das „F“ von „Fehler“ und füge dort Deine Link-Beschreibung ein. Zum Beispiel: „Bitte hier klicken“. Anschließend kannst Du den Rest dahinter, und das „F“ davor löschen.
14. Nun kannst Du den Text markieren und z.B. blau einfärben und unterstreichen – so wie es sich für einen Link eben gehört.
15. Anschließend klicken wir rechts unten auf „Weiter: Vorschau auf Ihre E-Mail-Nachrichten“.
16. Nun können wir mit den Pfeiltasten im Wizard, über unsere E-Mail-Nachrichten drüber schauen. Wenn Du die Maus lange über dem Link stehen lässt (ohne zu klicken) wird in einem kleinen Tool-Tip-Fenster der Pfad des Links angezeigt. Dieser sollte nun wie gewünscht personalisiert sein:
    
17. Wenn alles passt, klicken wir rechts unten auf „Weiter: Seriendruck beenden“ und können unsere E-Mail über einen Mail-Client unserer Wahl, z.B. Outlook, versenden.

 

Ich hoffe diese Anleitung hat Dir weitergeholfen, und Du konntest Dir etwas Recherche-Zeit sparen! 🙂